Основа успеха — правильное планирование.
1. Определяем желаемую дату и время банкета, количество и «качественный состав» гостей.
Чем лучше вы будете представлять, когда и для кого организуете мероприятие, тем удачнее все получится. Постарайтесь определить, сколько в компании будет мужчин и сколько женщин, средний возраст гостей, каковы гастрономические и алкогольные пристрастия приглашенных, каким будет исходный настрой участников банкета. Лучше всего определяться с карандашом в руках: пишем, анализируем, корректируем, дополняем, снова анализируем…
Допустим, у вас получается: суббота, 16:00, бодрые и веселые родственники (60 человек, мужчин и женщин примерно поровну, средний возраст 45 лет) съезжаются поздравить молодоженов. Значит, потребуется отдельное просторное помещение, чтобы не только поставить столы на 60 человек, но и место под танцы оставить. Есть и пить будут много. Нужно будет хорошее освещение, чтобы получилась качественная видеосъемка, микрофон для ведущего и выступающих…
Или совсем другой пример: пятница, 19:00, группа инженеров-проектировщиков (20 человек, всего 2 женщины, всем по 30−35 лет, из разных городов, не очень знакомы между собой) едет (точнее, организаторы везут) в ресторан отпраздновать завершение 5-дневного семинара. Если снять под этот банкет отдельный зал, включить спокойную музыку и поставить на стол много крепких спиртных напитков, большая вероятность получить в итоге полусонное царство, вполуха слушающее профессиональный спор двух-трех самых разговорчивых участников банкета. А если не перегружать стол ни едой, ни спиртным, и вообще разместить банкет в слегка обособленной зоне общего зала ресторана, где будут другие люди (в частности, женского пола) и зажигательная шоу-программа, вашим гостям удастся сбросить напряжение тяжелой недели и получить удовольствие от всего происходящего.
Итак, дата, время, участники, бюджет, свет, звук, настрой — все представили? Переходим к следующему этапу.
2. Устанавливаем бюджет мероприятия.
Существует некая минимальная планка, принятая в ресторанах вашего города, и верхняя граница, которая зависит только от ваших возможностей (или возможностей вашей компании). Первую узнайте для справки в ресторанах, вторую определите самостоятельно (или спросите у руководства). Затем отнимите от суммы, которую можете потратить, 15% на непредвиденные расходы, остаток поделите на количество гостей. И тогда, начав звонить по объявлениям типа «аренда банкетного зала» и «организация лучших банкетов», вы уже сможете четко сказать: «Банкет на NN гостей, не более NNNN рублей с человека». Сэкономите время и произведете на собеседника впечатление человека, твердо знающего, что он хочет.
Кстати, на этом этапе может оказаться, что задуманное вами в п. 1 в бюджет вообще не вписывается. Значит, надо вернуться к планированию и что-то урезать. Если речь о частном мероприятии, чаще урезают число гостей. Если о корпоративе, то есть смысл сперва расписать свои планы начальству в эффектных деталях и потребовать увеличения бюджета: авось получится…
Если же планы с бюджетом сошлись, самое время начать удаленные поиски площадки. Ищите в Интернете и рекламных газетах, читайте по возможности отзывы, звоните, сопоставляйте предложения со своим спросом: пара-тройка подходящих мест должна найтись. И туда уже отправляйтесь в разведку лично.
3. Составляем меню.
Вы приехали в ресторан, убедились, что обстановка подходит — значит, пора накрывать «поляну». Опять же, сначала — на бумаге. У ресторана наверняка есть свои заготовки банкетных меню, и от них можно отталкиваться, но потрудитесь подсчитать, сколько еды предлагается съесть одному гостю. В большинстве случаев окажется, что нереально много. Чтобы не было потом мучительно жаль нетронутых тарелок, предлагаю такой примерный расклад на одного человека:
салаты — 150−200 г
холодные закуски — 100−150 г
горячие закуски — 100−150 г
основное блюдо (вместе с гарниром) — 300−400 г
фрукты — 50−100 г
И все! Этого будет мало разве что для компании, сплошь состоящей из молодых лесорубов, хорошо поработавших на морозе. Десерт, чай или кофе лучше заказать по ходу действия, это потребуется далеко не всем. Остается добавить минеральную воду и сок (1−1,5 л на человека в общей сложности) и спиртное.
Последнее очень индивидуально для каждого банкета. Знаете, что и сколько пьют ваши гости — замечательно, заказывайте. Не знаете — пытайтесь оставить место для маневра, допустим, заказать для начала банкета понемногу шампанского, белого и красного вина, водки и коньяка, а остальное дополнять по ходу дела. Впрочем, эта рекомендация подходит для компаний не более 30 человек, когда реально следить за обстановкой. Для больших застолий все нужно планировать заранее, и можно пойти по усредненной формуле (250−300 г вина + 150−200 г крепких напитков на каждого, а там пусть сами разбираются, мешать или не мешать). Для корпоративных банкетов, особенно после которых всем выходить на работу, абсолютно нормальной является ситуация, когда на столах только легкое спиртное.
4. Важные мелочи.
Прежде чем сделать окончательный выбор, пройдитесь по ресторану, а лучше поужинайте там, обращая внимание не только на качество еды и обслуживания, но и на такие вещи, как вентиляция, гардероб, туалет, входы-выходы (не случится ли столпотворения в узеньком коридоре). Узнайте, что будет происходить в помещениях рядом с вашим банкетным залом. Наконец, определите, удобно ли будет гостям добираться до ресторана, а главное, разъезжаться потом по домам. Не дайте мелочам испортить ваш праздник.
Все предусмотрели? Значит, можно вносить предоплату и рассылать приглашения. И пусть ваш банкет удастся на славу!