Внешность
Конечно, секретарь является лицом компании. Однако те, кто ассоциируют секретаря с длинноногой блондинкой, глубоко ошибаются, существует множество других особенностей профессии.
В реальности профессионализм ставится на первое место. Поэтому руководители компаний не требуют безупречных черт лица и фигуры, но образование и знания они оценят, как и ухоженность, а также приятные манеры.
Обязанности
Если в былые времена секретарю в маленькой компании больше приходилось отвечать на телефонные звонки и подавать чай-кофе, то сегодня перечень обязанностей секретаря вырос. Он должен:
- вести корреспонденцию начальника, работать с телефонными звонками и факсом;
- общаться с посетителями;Реклама
- контролировать делопроизводство;
- заниматься организацией мероприятий и совещаний (бронировать места в отелях, заказывать билеты);
- контролировать расписание мероприятий начальника;
- готовить на подпись руководителю разные документы.
Деловые обязанности (женская тема)
Нередко люди считают, что в список обязанностей секретаря входят по умолчанию сексуальные услуги. Здесь можно сказать коротко. В любой крупной компании руководитель на первое место поставит профессионализм работника и свою деловую репутацию. Кроме того, руководитель-профессионал не станет совмещать бизнес с личными отношениями.
Образование
Бытует мнение, что на секретаря не нужно учиться. Это неправда! Современные реалии говорят о том, что от такого работника требуется:
- высшее образование (хотя и не всегда);
- владение иностранным языком;
- владение компьютерными программами;
- умение вести делопроизводство;
- умение работать в условиях многозадачности и легко обрабатывать разную информацию.
Возраст
В анекдотах о секретарях всегда вспоминают о молоденьких девицах. На самом деле эта работа сопряжена с большой ответственностью. Поэтому опытные руководители на место секретаря не берут юную поросль, не имеющую жизненного опыта. Ведь этому человеку нужно уметь сдерживать свои эмоции и достойно себя вести в любой ситуации.
Сложность работы
Иногда можно услышать, что работа секретаря легкая. Однако практика показывает, что устоять на такой работе могут целеустремленные и стойкие к стрессовым ситуациям люди. Работая на пределе, они должны всегда удерживать мягкую улыбку и ровное настроение.
Личные качества
К секретарю выставляется не только требование к ответственности, внимательности и обаянию. Этот человек должен уметь правильно выстраивать отношения с посетителями и сотрудниками компании.
Карьера
Устраиваясь на работу секретарем, женщины иногда думают, что обрекают себя на карьерный тупик. Работники отделов кадров с таким мнением не соглашаются, поясняя, что внимательный и ответственный секретарь будет интересоваться всеми тонкостями деятельности компании. Этот фактор позволит ему в будущем занять другую должность в той же или другой компании.
О мужчинах
Как правило, на должность секретаря принимаются женщины. Конечно, здесь стоит отдать должное их склонности к тщательности, внимательности, возможности заниматься рутинной работой и умению легко улавливать настроение собеседника, обеспечивая комфортное общение.
Но встречаются и такие руководители организаций, которые хотят видеть на месте секретаря мужчину. Здесь стоит вспомнить интересный факт о появлении этой профессии.
- Известно, что впервые должность секретаря появилась при Петре I. Это был личный секретарь императора. И требования были достаточно строгими: образованность, высокий интеллект и отменная родословная.
Поэтому не стоит думать, что профессия секретаря непрестижная. Только образованный и интеллектуально развитый человек сможет осилить такую работу.