Помощниками в рациональном распределении времени для того, чтобы успеть сделать все и, по возможности, с наименьшими затратами, готовы стать (и становятся) ежедневники и подобные им компьютерные программы, призванные сделать жизнь деловых и не только людей более компактной и рационально спланированной. От этого зависит часто даже перспектива карьерного роста и успеха в какой-либо области.
Правда, для того, чтобы все-таки сделать свое расписание максимально продуманным и, главное, функциональным, необходимо кое-что знать. Что же именно?
Во-первых, необходимо отдавать себе отчет в том, что планирование — не то же самое, что и реальное воплощение задуманного в жизнь. Говорят, хочешь насмешить Бога — расскажи ему о своих планах. Поэтому стоить всегда быть готовыми к тому, что даже гениально разработанный план может не привести к высочайшему взлету на крыльях успеха. Во-вторых, первое обстоятельство должно восприниматься Вами как необходимое условие, накладывающее свой отпечаток на Вашу жизнь, но полностью быть согласным с таким ходом вещей вряд ли стоит: быть готовым к неудаче не тождественно тому, чтобы к ней едва ли не целенаправленно готовиться. Вашей целью в любом случае должно быть преодоление всяческих препятствий, которые будет создавать на вашем пути случай.
При планировании должен применяться принцип вложенных планов. Его суть сводится к тому, чтобы вести составление собственного расписания в направлении «долгосрочная перспектива — краткосрочная перспектива». Так, разумно сначала определиться с планами, скажем, на год, а затем распределить необходимые для выполнения поставленных в годовом масштабе задач «меры» по кварталам, далее — по месяцам, в рамках каждого месяца — по неделям
Очевидно, что краткосрочное планирование может быть выполнено корректно только в случае учета максимального количества всех возможных факторов. Все факторы заранее предусмотреть за несколько месяцев не сможет, наверное, и ясновидящий. А если, к примеру, в конце года честно признаться себе в собственных устремлениях и чаяниях на грядущие 12 месяцев, до начала готовящегося вступить в права месяца — поставить цели и задачи на эти тридцать дней (с учетом, понятно, плана более высокого порядка — годового), в конце недели — распределить свои действия по семи ближайшим дням, а на каждый день иметь более детальный список дел, звонков, встреч, то здесь можно усмотреть гораздо более приемлемую и функциональную модель.
При составлении дневного расписания нельзя не учитывать некоторые важные аспекты, а именно: количество дел, сложность, неотложность и срочность каждого из них, ограничения по времени (когда может согласиться на встречу один человек, когда можно позвонить другому
При планировании своих действий на протяжении дня необходимо стараться создавать себе резерв на случай непредвиденных обстоятельств (скажем, если, по Вашим расчетам, на встречу вместе с дорогой уйдет один час, а в Вашем распоряжении находится большее время, то не надо спешить вслед за этой встречей «впритык» ставить другую, а можно предусмотреть в своем графике 15 «дежурных» минут, на которые выполнение предыдущего задания может затянуться). Правда, повторимся: гарантировать успешное и гладкое перемещение от одной задачи к другой никто не может.
Постоянная жизнь в интенсивном темпе со временем приведет к тому, что Вы научитесь быть мобильным и оценивать ожидаемые незапланированные издержки заранее, а потому составлять свой график более искусно. Это придет со временем. Люди учатся на своих ошибках — это говорит в пользу того, что ошибаться полезно. Правда, позаботиться об уменьшении количества ошибок заранее — это все же лучше. Однако для этого надо выучить одно очень важное правило: ставьте перед собой амбициозные, но реальные цели, то бишь идущие в ногу со здравым смыслом и реальными законами и обстоятельствами, в которых мы с вами живем.
План не панацея, а только средство сделать жизнь осмысленнее…