Как организовать совместную работу через интернет?

В этой статье мы рассмотрим, какие инструменты имеются в нашем распоряжении для совместной удалённой работы. Поскольку их огромное количество, мы рассмотрим только наиболее популярные и бесплатные.

Потребности

Для начала рассмотрим, какие потребности возникают у людей, совместно работающих над каким-либо проектом.

1. Составление плана. Любое дело начинается с планирования. При составлении плана нужно учитывать не только этапы реализации проекта, но и имеющиеся людские и материальные ресурсы. При этом они могут быть заранее не известны.

2. Голосовое общение. Основным способом общения совместно работающих людей по-прежнему остаётся обычный разговор. Но желательно иметь возможность одновременного подключения к разговору нескольких участников.

3. Визуальное общение. Не всё можно передать голосом, часто требуется что-то показать, буквально, на пальцах. Важно также видеть мимику собеседника, она тоже передаёт важную информацию и существенно дополняет звуковую.

4. Обмен текстовыми сообщениями. Многие вещи нельзя передать ни голосом, ни изображением. Например, программный код, гиперссылки и многое другое. В этом случае требуется иметь «месенджер» — средство обмена сообщениями. Важное его преимущество: в нём ничего не пропадает и можно быстро найти нужную информацию в архиве.

5. Иногда необходимо дать доступ коллеге к своему компьютеру или получить доступ к его рабочему столу. Удалённое управление чужим компьютером — эффективнейшее средство для помощи в освоении какой-либо программы или разрешения многих «компьютерных» проблем.

6. Обмен файлами. В ходе работы над проектами с помощью ПК в большинстве случаев промежуточные и итоговые результаты создаются в виде файлов того или иного формата. Соответственно, возникает потребность в их оперативном обмене и совместном редактировании.

7. Обмен денежными средствами. Для взаиморасчётов между сотрудниками иногда необходимо средство для оперативного перечисления денег.

8. Осмотр объектов на месте. Иногда требуется показать коллеге какой-либо объект (механизм, задание, установку и т. п.).

9. Обмен материальными объектами. Это, пожалуй, единственная потребность, которую приходится оставить обычной почте или службам доставки.

Инструменты

Теперь обратимся к инструментам интернета, удовлетворяющим эти потребности.

Инструментом для построения плана в бизнесе являются такие программы, как MS Project. Но эти программы стоят денег, и немалых, а для небольших проектов вполне может подойти бесплатная система Трелло (trello.com). Эта система состоит из карточек. К карточке можно привязать текст, файл, изображение, чек-листы, цветовые закладки, исполнителей. Карточки можно объединять в группы и перемещать между группами. Можно просматривать лог всех действий пользователей, настроить оповещения по электронной почте.

Например, можно организовать работу так: первая группа карточек — задания, вторая — материал, третья — правки, четвёртая — «отредактировано», и, наконец, «принято». Постановщик задач создаёт карточки в группе «задания», исполнитель привязывает готовые файлы к ним и перемещает в группу «материал», затем заказчик проверяет материал и перемещает в группу «правки», исполнитель вносит необходимые изменения и переносит к группу «отредактировано». Далее заказчик проверяет отредактированный материал и переносит либо назад в папку «правки», либо в группу «принято».

Визуальное общение, обмен файлами, изображениями и текстовыми сообщениями обеспечивает программа Skype. С её помощью можно также показывать удалённому собеседнику различные объекты, особенно это удобно делать с помощью мобильного приложения Skype для смартфонов. Скайп позволяет устраивать видеоконференции (вебинары), в которых может участвовать сразу несколько собеседников. Со скайпа, правда, за небольшую плату, можно совершать звонки и на телефоны — как стационарные, так и мобильные.

Хранилище файлов предоставляет программа DropBox. Это удобный сервис для хранения и совместного доступа к файлам различных проектов, позволяющий всегда иметь нужные файлы под рукой и открывать их из любого места, с любого подключённого к сети компьютера или смартфона. Сразу после регистрации в системе вы получаете 2 гигабайта памяти под свои проекты, которые можно потом бесплатно увеличить до 16, приглашая друзей или выполняя различные задания. Можно также приобрести память до 1 Тб. Система создаёт на каждом компьютере специальную папку, куда вы перебрасываете файлы, которыми хотите поделиться, и они синхронизируются с «облаком» на сервере. После синхронизации файл становится доступен из любого устройства, подключенного к DropBox. Система позволяет восстановить удалённые файлы и отслеживать сделанные изменения в файлах за 30 дней.

Предоставить или получить доступ к управлению удалённым компьютером коллеги позволяет программа TeamViewer. Она должна быть установлена как на управляющий, так и на управляемый компьютер, а пользователь управляемого компьютера сообщает коллеге свой пароль для доступа к управлению. После входа в систему на управляющем компьютере в отдельном окне пользователь видит экран удалённого компьютера и может управлять им почти как своим собственным: запускать приложения, набирать тексты и т. д. Он может также обмениваться с коллегой сообщениями в специальном мессенджере. Как правило, для большей эффективности взаимодействия, при этом ещё используется скайп или обычный телефон.

Для быстрого обмена денежными средствами подойдут сервисы Web-Money, Яндекс. Деньги, Qiwi и т. п. Хотя сами программы бесплатны, но за денежные переводы каждая из них берёт определённый процент.

Таким образом, с помощью описанных выше инструментов можно организовать эффективную совместную работу даже достаточно больших коллективов. И только для обмена материальными объектами вам по-прежнему потребуется старая добрая почта или служба доставки.