Вот тут нам приходит на помощь итальянский экономист Вильфредо Парето. Он в далёком 1897 году опубликовал исследование, согласно которому 80% доходов итальянцев имеют 20% семей. Это наблюдение послужило основанием для глобальных обобщений, называемых «Правило Парето»: 80% результата дают 20% усилий. Или 80% прибыли обеспечивают 20% клиентов. Формулировок этого правила великое множество.
На самом деле это соотношение 20/80 верно далеко не всегда и даже существенно зависит от группировки рассматриваемых объектов. Но если вклад разных объектов в критерий неодинаков, то всегда найдётся такое число N (меньшее 50%), что N % объектов дадут 100-N % величины критерия. Этот факт легко доказывается математически.
Но вернёмся к нашему планированию. Вклад каждого запланированного дела в достижение поставленной цели неодинаков, неодинаково и количество ресурсов, потребных для каждого дела. И мы можем применить к нашему плану закон Парето: 20% дел обеспечат 80% результата. Из того же правила Парето следует, что из оставшихся 80% дел 30% обеспечивают 15% результата, а остальные 50% - только 5%. То же самое и с распределением ресурсоёмкости дел: 20% дел требуют 80% наших ресурсов, 30% - 15%, остальные 50% дел — только 5%.
Если мы распределим все наши дела по этим группам, то можно провести ABC-анализ:
20% дел, дающих 80% результата обозначим как «дела максимальной важности» (категория А), 30% дел, дающих 15% результата — «дела средней важности» (категория В), остальные — «маловажные дела» (категория С).
20% дел, требующих 80% ресурсов, обозначим как «дела максимальной ресурсоёмкости» (категория Х), 30% дел, требующих 15% ресурсов — «дела средней ресурсоёмкости» (категория Y), остальные — «малоресурсные дела» (категория Z).
Если рассматривать каждое дело с двух сторон — с точки зрения важности и с точки зрения ресурсоёмкости, то мы получим 9 подкатегорий: AX, BX, CX, AY, BY, CY, AZ, BZ и CZ.
Теперь нам легко определить, что нам нужно делать непременно, а чем можно пожертвовать: разумеется, нужно прежде всего осуществить дела подкатегории AZ — самые важные и самые низкоресурсные. Затем идут дела AY, потом AX либо BZ, в зависимости от того, хватает ли нам ресурсов. Делами CX, СY, и даже BX мы всегда можем пожертвовать при нехватке ресурсов — сильно это нам не повредит.
Разумеется, всё сказанное действительно только для случая независимых друг от друга дел. На это нужно обратить особое внимание: ведь иногда дело вроде бы и неважное, и не затратное, но без него невозможно выполнить важные дела! Например, дело «оформление лицензии» не вносит никакого вклада в успех бизнеса, но без этого дела бизнес открыть просто нельзя и все дела для бизнеса окажутся бессмысленны.
Если ограничиться не тремя, а двумя категориями важности — «важные» и «неважные», а в качестве ресурса рассматривать только время с двумя категориями «срочные» и «несрочные», то мы получим систему, которой успешно пользовался президент США Дуайт Эйзенхауэр для планирования своей работы на посту руководителя страны.
У него было 4 подкатегории: «Важные и срочные» (категория A), «Важные и несрочные» — (В), «Неважные и срочные» © и «Неважные и несрочные» (D). Делами категории D он занимался в последнюю очередь, когда они уже переходили в категорию С. Основное время он уделял делам категории А, по необходимости выполнял дела из С, но особое внимание уделял делам В — как перспективным и стратегическим проектам. Эта система легла в основу «Тайм-менеджмента», науки планирования своего времени, без которой немыслима жизнь успешного современного человека.
Итак, теперь вы знаете, как правильно распределить свои ресурсы между запланированными делами. В случае сомнений, какому из нескольких дел отдать предпочтение, можно применить метод взвешенной оценки.