Если фирма профессионально и уверенно выполнила свои обязательства по договору и сумма обслуживания для вас не обременительна — соглашайтесь, квалифицированное сопровождение не помешает. Другое дело, если договор закрыт со скрипом, исполнители не устраивают, все плохо, плата велика… Искать другую фирму? Не торопитесь, давайте разберемся, что же это такое — ежемесячное обслуживание?
Обычно в это понятие входит: решение возникающих проблем по телефону или на месте (если это укладывается в заявленное число часов), установка обновлений, выпускаемых фирмой 1С, обновление регламентированной отчетности (для программы 1С: Бухгалтерия), резервное копирование и тестирование информационных баз.
Давайте подробнее. Проблемы возникают далеко не всегда, иногда программа настолько проста или используется столь малая ее часть, что вызубренных навыков вполне достаточно. Это стоит оценить перед закрытием договора — часто ли происходят обращения к программистам? Если нет, то нужда в консультациях не слишком велика. Что же делать, если вопросы все же возникнут? Внимательно поройтесь в коробке, в которой вы купили программу. Там есть интересный талончик, называемый регистрационный анкетой. Его необходимо заполнить и отправить по указанному адресу. Вторая часть остается у вас, там — номер вашей копии программы. В крайнем случае, этот номер проставлен на титульном листе каждой книги в коробке. Теперь вы можете бесплатно пользоваться линией консультаций фирмы 1С в Москве по телефону или по электронной почте. Все реквизиты указаны в начале каждой книги в комплекте коробки, кроме того, их можно узнать на сайте 1С. Для нечастых консультаций вполне пригодно.
Установка обновлений. Вообще, зачем выпускают обновления? Наше законодательство часто и непредсказуемо меняется, в программах обнаруживаются ошибки — все это исправляется обновлениями. Нужны ли они? Для бухгалтерского учета и расчета зарплаты — жизненно необходимы. Торговля и склад более консервативны, тут влияние законодательства не слишком сказывается. Здесь главное — типовая у вас конфигурация или ее специально дописывали для вас. Всеми силами, при любой возможности, если это не мешает работе, старайтесь остаться на типовой! Если что-то делается двумя документами и не очень часто, а программист предлагает переделать документ и обходится одним — сто раз подумайте! Внесение изменений в конфигурацию требует большого профессионализма и опыта, типовые конфигурации довольно сложны, часто изменения могут аукнуться там, где и представить было невозможно. В итоге какие-то типовые механизмы перестают работать, неправильно формируются отчеты, не проводятся документы.
Приятной стороной работы на типовой конфигурации является простота обновления. Как зарегистрированный пользователь, вы имеете право прийти в любую фирму-франчайзи с компакт-диском, предъявить вторую часть анкеты и попросить записать обновления — бесплатно. Обновление поставляется в виде архива, распакуйте его в любой каталог. Затем найдите там файл update. txt — это подробная инструкция. Если ваша конфигурация типовая, то просто делайте все, что там написано — и будет у вас обновление. Для этого совсем не обязательно быть программистом, вполне достаточно уровня уверенного пользователя.
А вот обновление нетиповой, дописанной конфигурации, требует знания основ работы в визуальной среде программирования, знание основ 1С и четкого представления того, что именно дописано в конфигурации. Вряд ли у вас в фирме найдется такой человек. Оставайтесь на типовой конфигурации при любой возможности! Точно также дело обстоит и с регламентированной отчетностью, которая обновляется каждый квартал. Получить ее можно бесплатно, поставить по входящей в комплект инструкции, а работать на типовой конфигурации она будет всегда.
Теперь — самое интересное. Резервное копирование и тестирование информационных баз. Горе тому, кто отдает резервное копирование на откуп приходящему специалисту — не стоит отдавать копирование на откуп программам-автоматам! Вся ответственность за сохранность базы данных лежит на вас. В небольшой фирме вряд ли будет использоваться SQL-версия 1С: Предприятия, поэтому речь пойдет только о файл-серверной системе. Клиент-серверную систему лучше доверить специалисту, но под строгим контролем выполнения. В случае чего — повторно забивать документы вам!
Обычно вполне достаточно двухуровневого копирования. Копия базы данных делается каждый понедельник перед началом работы в одно место, и каждый вечер после окончания работы — в другое. Места для хранения копий должны быть, по крайней мере, на другом физическом жестком диске сервера. Еще лучше — на другом компьютере в другом помещении. Можно добавить ежемесячное копирование на компакт-диск, а хранить вообще в другом здании. Таким образом, гарантируется защита от поломки жесткого диска и, в какой-то мере, от различных стихийных бедствий и воровства. Для резервного копирования можно пользоваться средствами 1С: Конфигуратора. При этом следует помнить, что по умолчанию он не копирует каталоги пользователей, каталог внешних отчетов и обработок и многое другое. Кроме того, восстановление резервной копии из архива конфигуратора занимает довольно много времени из-за необходимости переиндексации.
Если место на диске позволяет, то более разумно копировать каталог базы целиком. Создайте для этого два ярлыка на рабочем столе — «Ежедневное копирование» и «Еженедельное копирование». Если не знаете как — зовите программиста и забудьте о самостоятельном обслуживании. После этого копирование будет выполняться буквально одним касанием. У этого способа есть еще одно преимущество. Для копирования через конфигуратор надо, чтобы все пользователи из нее вышли. Прямое копирование может быть произведено и на рабочей базе, хотя такое и нежелательно.
Осталось тестирование и исправление информационных баз. Дело благодарное для приходящего программиста — запустил и жди, а идти оно может и несколько часов. Насколько это необходимо? Скажем так — не помешает! Делать вы можете это и самостоятельно, выделяя, например, один день в месяц как день технического обслуживания. Все необходимые сведения для этого есть в документации. Не забудьте сделать резервную копию в место, отличное от ежедневного и еженедельного копирования. Программа еще раз вас об этом предупредит, читайте сообщения!
Помогает ли тестирование и исправление информационных баз при серьезных сбоях? Довольно редко. Небольшие сбои «лечатся» переиндексацией, 1С сама обнаруживает некорректное завершение и запрашивает переиндексацию. Если попросила — не отказывайтесь. После переиндексации программа может продолжать дурить, тогда закройте ее, зайдите в каталог базы и удалите все файлы с расширением *.cdx. — не бойтесь, программа сама их восстановит при запуске. Будьте внимательны, не удалите лишнее. Если и это не помогает, то лучше всего восстановиться из последней «нормальной» резервной копии. Не надейтесь на тестирование. Базу данных это, скорее всего, поправит, но какие-то данные могут пропасть, причем какие именно — предсказать невозможно.
Вот и все! Если в фирме есть человек, способный делать это самостоятельно — на обслуживании можно экономить. При серьезных проблемах — обращайтесь к специалистам, это их хлеб, и вам обязательно помогут!