Хит сезона номер 1.
Заложу побольше, с запасом. Мой бюджет, конечно, порежут, но того, что останется, хватит на то, что необходимо.
Не факт, что Ваш бюджет порежут. В таком случае Вы, конечно, приобретете все, что вам нужно, но и остаток денежных средств может быть значительным. Можно, конечно, потратить всё (и сразу), но это уже «расхитительство», а не работа на общий результат.
Хит сезона номер 2.
Откуда я знаю, какие у меня будут затраты в следующем месяце? Напишу факт прошлого месяца, а там посмотрим.
Эта модель типична для руководителей отделов «советской» волны, когда за них все делал планово-производственный/экономический отдел. Хотя все, что им можно сделать — это взять факт не за один прошлый месяц, а за 3−5, и посмотреть динамику изменения показателей… нет-нет, не такими словами… посмотреть, сколько мы платили за «одно и то же» и взять среднее.
Хит сезона номер 3.
Я не выбираю свой бюджет, потому что экономлю деньги предприятию.
К сожалению, к этому «героическому» оправданию прибегают многие начальники, которые не могут организовать работу по всем «запланированным статьям».
Хиты сезона номер 4 и 5.Я заложил в бюджет 100% оплаты, а мы сделали только предоплату 30%, или наоборот — у нас тут окончательный платеж 70%, мы указывали 100% в бюджете прошлого периода… Ну что тут говорить — платежный календарик им поможет.
Общие советы и предложения:
— создайте таблицу фиксированных платежей с помесячной разбивкой (таблица А);
— при заключении нового договора внесите порядок расчетов в таблицу А;
— следите за тем, чтобы оплаты проходили внутри «отведенного для этого» периода;
— при составлении заявки давайте обоснование необходимости понесения затрат по каждой из статей. Это уменьшит вероятность того, что заявку порежут;
— максимально детализируйте свои заявки. Руководители часто с большей охотой оплатят шкаф для верхней одежды, потому что зима, нежели просто мебель или два ноутбука для новых сотрудников за 2,5 «штуки», нежели просто оборудование;
— планируйте по минимуму, но просите 5% непредвиденных расходов.
Но самое главное — это то, что планирование должно стать не формальностью, а действенным вспомогательным инструментом для вашей работы в обозримом будущем, словно оглавление книги, которую вы будете читать в следующем месяце.