Итак, любой отчет о проделанной вами работе можно свести к некой универсальной форме, содержащей основные параметры, отражающие вашу деятельность. Вы, в зависимости от специфики, можете доработать представленную форму, внести в нее новые показатели.
Переходим к пунктам отчета и данным, которые должны быть в них представлены:
1. ОСНОВНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ ПЕРИОДА
(Кратко указываются основные значимые для достижения целей, стоящих перед отделом или конкретным сотрудником, события, мероприятия, документы и пр. направления деятельности за отчетный период).
2. КОММЕНТАРИИ И РЕКОМЕНДАЦИИ(Дается оценка проделанной за отчетный период работе, указываются причины невыполнения поставленных задач, формулируются предложения и рекомендации по дальнейшей работе).
3. ВНУТРЕННИЙ МЕНЕДЖМЕНТ
(Решенные организационные вопросы, связанные с персоналом организации: укомплектован ли штат, незакрытые вакансии, планируемые на будущие периоды, отпуска, взыскания и штрафы, премирование и благодарности).
4. ФИНАНСЫ
— процессы формирования доходов (прогнозируются ли большие сделки, возможны ли снижения оборота или повышение и почему, какие действия предприняты);
— процессы формирования расходов (план, факт, что урезано и пр.);
— процессы учета (вносятся ли в отчетные формы новые колонки, что необходимо изменить в форме отчетности).
5. КЛИЕНТЫ
(Кто является клиентом? Какую ценность они получат? Отчет по работе с клиентами.)
— процессы развития и поддержания взаимоотношений с клиентами (как работают с клиентами, сложности, конфликты, проблемы);
— количество рекламаций и их краткое описание с указанием предпринятых действий;
— процессы привлечения клиентов (что делается, чтобы найти новых клиентов).
6. ВНУТРЕННИЕ ПРОЦЕССЫ
(Что сделано внутри компании, чтобы повысить ее ценность для клиента?)
— процессы развития и поддержания отношений с поставщиками (с кем есть проблемы, какие новые появились, общая информация);
— инновационные процессы (что новое внедрено в отделе);
— количество тендеров, в которых участвовали;
— количество тендеров, которые проиграли с указанием причин;
— количество тендеров, в которых участвуем (описание компаний и предмета тендера).
6. ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ
(Что сделано, чтобы повысить квалификацию своих сотрудников?)
— по человеческому капиталу (обучение персонала);
-по информационному капиталу (новые программы, которые внедрены, технологии и программы, которые нужно внедрить);
-по организационному капиталу (какие нововведения предприняты в построении взаимодействия между подразделениями).
В конце отчета обязательно ставится ФИО, должность и дата формирования отчета. Такой отчет можно передавать руководителю в распечатанном или электронном виде, его можно обсуждать на отчетных встречах и итоговых собраниях.
Отчетность, в каком бы виде она ни существовала в вашей компании, присутствует в любом случае. Упорядоченная отчетность создает прозрачность, позволяет видеть результаты. Если у вас отчет не упорядочен, сформируйте его хотя бы на основе представленных показателей и предоставьте своему руководителю. Уверяю вас, это предоставит вам множество дополнительных возможностей!