Я, как автор многочисленных публикаций на тему управления персоналом, практически всегда начинаю с соотношения ПРОЦЕСС-РЕЗУЛЬТАТ. Это мое соотношение подхватило большинство авторов, консультантов и всех, кто с этим связан. И не случайно.
Как пройти от точки, А в точку Б? Есть сотни способов и путей, и только один путь будет самым коротким. А насколько мы проводим анализ этого самого короткого пути? Разберем все по пунктам.
1. Прежде чем что-то делать, подумайте, как это можно сделать быстрее. Как быстрее достигнуть желаемого результата?
А знаете, почему мы не проводим этот анализ? Не видим смысла! Мы попросту никуда не спешим, но при этом НИЧЕГО не успеваем. Совсем недавно прочел анекдот:
Звонок по телефону:
— Привет! Чем занимаешься?
— Да ничем… я же на работе…
Всеобъемлющий ответ, который мне, как руководителю компании, вполне понятен.
Теперь разберемся, почему же мы никуда не спешим. Ответ прост: если у нас нет цели, то зачем делать что-то быстрее, да и зачем, собственно, вообще что-то делать.
2. Ставьте цель, и вы гораздо быстрее достигнете нужных результатов.
Но это была лирика. Теперь о реальной экономии своего времени, с чем у каждого из нас возникают колоссальные проблемы. Попробуем сформулировать как саму проблему, так и найдем ее корни, то есть, причину.
У вас постоянно не хватает времени ввиду того, что:
— Вы не делаете работу так быстро, как это нужно, потому что вам нравится сам процесс.
— У Вас не остается свободного времени, потому что вы погружены в решение мелких вопросов.
— Вы не структурируете и не планируете свой рабочий день.
Сделайте таблицу, состоящую из трех колонок: 1-я колонка — время (например, 9.00−10.00), 2-я колонка — действие, которое вы сделали за этот промежуток времени, 3-я колонка — примечание. В конце дня проанализируйте свою работу, и вы определите, что N% выполненных вами действий можно было бы делегировать (поручить подчиненным), а К% не делать вовсе!!! Проведите анализ трех-пяти рабочих дней. Что вы получите? Шокирующий результат! Вы увидите, насколько нерационально вы используете свое время.
Вторым этапом определите, что именно вы делаете потому, что именно вы и только вы должны это делать, и попробуйте сократить время выполнения этих работ. Вновь определите, что можно делегировать.
Бытует мнение, что нельзя заниматься несколькими делами одновременно. Так ли это — решайте сами. У многих людей, как правило, открыто 5−10 окошек программ, включена аська, скайп, они говорят по мобильному телефону, офисному телефону, читают журнал, газету, книгу… Не могу сказать, плохо это или хорошо — поступайте так, как вам больше нравится. Но, например, зачем закрывать файл Word’a с недоработанным материалом, если вернешься к нему через 2, 5, 10, 40 минут?
Наведите порядок с документацией. Многие ссылаются на то, что тратят на поиск нужного документа необоснованно большое количество времени. В данном случае необходимо упорядочить документооборот (а документооборот считается упорядоченным в том случае, если электронный или бумажный документ можно найти в течение 1 минуты), и проблемы исчезнут.
Самый верный враг эффективного тайм-менеджмента — откладывание дел «на завтра». Если что-то можно отложить на завтра, может, это вовсе можно не делать? Чтобы сделать быстрее — сделайте сегодня. Как-то самый известный коуч на мое «Я напишу вам это завтра» ответил: «Завтра может не наступить». Кстати, это очень важная и полезная фраза. Используйте ее для самонастройки, и почаще говорите коллегам.
Существует, кстати, способ, который позволяет заставить сотрудника выполнить за 15 минут работу, которую, в лучшем случае, он делал бы за час-полтора. Он получает задание в 17.45… Хочется домой, и есть всего 15 минут. Жестоко? Но выполняется! В спешке? Быстро? Да! Но: всегда контролируйте результат.
Много проблем возникает при планировании своего времени. Мы часто куда-то не успеваем. А почему? Мы назначаем встречи «впритык». Не делайте этого. Оставляйте запас времени. Если у вас встреча в 10.00 и вы вполне успеете в 11.30 на вторую, назначьте вторую на 12.00. За полчаса вы тоже сможете сделать несколько намеченных ранее дел.
А больше всего экономится времени либо рано утром, либо вечером. Этот факт доказан. Есть «совы», есть «жаворонки». Каждая из этих категорий в «удобные» для себя часы делает гораздо больше работы, нежели в стандартное рабочее время.
Сделайте так, чтобы каждую минуту вы использовали свое время рационально. Если остается свободная минута, разберите бумаги, поставьте подписи, почитайте журнал или книгу, но не копите дела.
Купите себе смартфон или мини-компьютер. Это позволяет экономить кучу времени! Проверено и доказано!
Проанализируйте и вы свой рабочий день, найдите пробелы и белые пятна, и используйте свое время максимально эффективно для того, чтобы в конечном итоге получить как можно больше денег, ведь работаем мы вряд ли ради самого процесса (процесс может всего лишь приносить удовольствие).