Современный человек много времени проводит в офисе, даже новая болезнь появилась — офисная депрессия. Корпоративные мероприятия несут в себе еще и профилактические составляющие от такого негатива. Продвинутые руководители сочетают корпоративный отдых с элементами обучения и моделирующими тренингами.
Успех любого мероприятия зависит от степени его подготовленности и атмосферы проведения. Портрет идеальной конференции или семинара нарисовать можно, только он каждый раз будет неповторим, будет иметь свой флёр, тон и оттенок. Что же формирует этот портрет?
Начнем с самого главного — места проведения. В зависимости от количества участников и приглашенных, место проведения должно быть удобным и по географии, и по внутреннему благополучию. Легко добраться, не нужно искать, приятно находиться. Если мероприятие пафосное — лучше всего подойдут дорогие отели, современные пансионаты или дома отдыха, стильные турбазы или строгие конференц-залы в деловых центрах. В офисе, на крыше, на природе, на корабле, где угодно, по вашему желанию и возможностям. Главное, чтобы праздник был ярким и запоминающимся.
Вне зависимости от выбранного места освещение, звуковое и музыкальное сопровождение, техническое оснащение должно быть выверено и перепроверено задолго до начала мероприятия.
Недавно была на презентации нового оборудования в солидной известной фирме. И зал, и экран, и ведущие, на первый взгляд, выглядели весьма респектабельно. Экран долго мигал, потом, наконец, начал работать ролик. Звук то исчезал, то появлялся. Ведущий читал с экрана текст презентации. Всё вместе смазало общую картину мероприятия… Выручил обильно накрытый стол с яствами как заключительная нота презентации.
Второй и такой же немаловажный штрих удачного события — чёткий план или сценарий мероприятия. Всё должно быть расписано по минутам. И по ролям. Кто за кем выступает. Когда делать кофе-паузу. Регламент выступлений. План-сценарий хорошо бы расписать до мельчайших деталей. Он обязательно разрабатывается под стиль предприятия и отмечает все вехи и достижения. Этот план должен быть доведён до каждого участника в самом начале мероприятия. За составление и контроль выполнения этого плана отвечает координатор проекта.
Третья составляющая — предусмотреть все детали. Если нужны переводчики, заранее их пригласить и осуществить их доставку. Оформить помещение в стиле и духе конференции или семинара. Подготовить раздаточный материал. Разработать экскурсионную и развлекательную программу, если таковые предусмотрены регламентом. Забронировать гостиницы для иногородних участников. Напечатать и разослать приглашения, визитки, рекламные буклеты.
Четвертая часть, самая приятная, — организация банкета или фуршета в рамках мероприятия. Сегодня с этим очень успешно справляются многочисленные фирмы, оказывающие услуги кейтеринга — выездного ресторанного обслуживания. Останется только найти самого-самого и сделать грамотный заказ. Это довольно дорогое удовольствие.
Не все фирмы могут себе это позволить. Можно попробовать организовать фуршет-банкет своими силами. Начинаём всё сначала. Снова — количество участников, место проведения, оформление стола, план и списки продуктов, назначение ответственных за накрытие столов и уборку зала.
Немаловажная деталь — обеспечение охраны участников мероприятия. Организация фото- и видеосъемки. Память об этом событии должна остаться у всех. Память о красивом празднике. О Событии, которое подарит массу эмоций и позитива.
Проведение настоящего запоминающегося праздника — целая наука. Пустить всё дело на самотёк — загубить его на корню. Прекрасно, если у вас в компании есть человек, которому это дело по плечу. А если все приходят в ступор от одного упоминания о предстоящем мероприятии? Можно доверить дело профессионалам. Сейчас огромное количество фирм занимаются организацией деловых праздников. Но и тут есть подводные камни.
Сможете ли вы донести до чужого человека истинную сущность вашей компании и ее дыхание? Сможет ли он понять, чего же вы хотите? Услуга — не вещественный товар, ее можно оценить только после проведения мероприятия, нельзя пощупать заранее. Каков же выход?
Посмотрите видеоролики с предыдущих праздников, организованных этой компанией. А еще лучше — постарайтесь заранее побывать на таком мероприятии у коллег или конкурентов. Оцените услугу со стороны, пропустите её через себя. Поймайте оригинальность и уникальность идеи. Нелегко, но это хоть какая-то гарантия успеха вашего будущего праздника.
Том Хопкинс, автор книг по психологии бизнеса и искусству продаж метко заметил: «Лучшие работники больше других работают и больше других отдыхают». Пусть каждый работник в вашей компании будет только лучшим. И каждый праздник — новой вехой на пути успеха..