Технологии применяются во всех сферах жизнедеятельности человека, и бизнес, вне зависимости от формы собственности, видов услуг и оборота, также использует технологии как один из наиболее эффективных способов управления процессами.
Технология определяется как способ, при котором необходимый результат каждый раз получается наиболее приближенным к определяемому и позволяет выполнить действия в определенный срок.
Технология не может существовать, если она не прописана и не утверждена. Если в технологии отсутствует порядок выполнения операций — это уже не технология, а разрозненные процессы. В технологии всегда определен результат, который будет повторяться раз за разом при одном простом условии — при ее соблюдении.
Вспомним аэропорт. Сначала вы проходите через зону досмотра, затем проходите регистрацию, паспортный контроль, еще один досмотр, попадаете в зону вылета. По билету и посадочному талону проходите в автобус, а по посадочному талону проходите в самолет. Это технология. При этом, каждый процесс выделен, имеются этапы прохождения и результаты каждого этапа. Нарушение технологии либо невозможно, либо приводит к негативным последствиям. Не зарегистрировавшись, теоретически вы можете попасть в зону вылета, но в самолет вас не посадят — нарушение технологии. Вы не можете сначала войти в самолет, а потом пройти досмотр. Вас просто не пропустят дальше, пока на билете не появится соответствующая отметка.
Является ли технология панацеей?
Нет. Это всего лишь инструмент, такой же, как и все остальные. Ни определенная технология, ни опережающая технология не осуществит колоссальный прорыв, после которого можно будет закинуть ноги на стол и сказать: я сделал все! Но при этом нельзя и умалять достоинства технологии и недооценивать ее значимость. Однако помните, на построение системы влияет комплексный подход, в котором технология играет не последнюю роль.
Технологии связывают процессы. А каким образом происходит автоматизация?
Необходимо разработать технологию, то есть связать ряд процессов, определив их последовательность и результаты на входе и выходе в каждый из них. В технологическом процессе могут участвовать несколько сотрудников или даже подразделений.
Технологии автоматизируют деятельность всей компании без вашего прямого участия. В то же время, нарушение технологии чревато последствиями, выраженными в финансовых потерях, которые падают в первую очередь на компанию, а затем на ответственное лицо.
Примером технологии в бизнесе может быть этап согласований. Предположим, вам в отдел нужны канцтовары. Вы можете нарушить технологию: сразу подойти в кассу и попросить деньги. Кассир, также нарушая технологию, основываясь на вашем честном слове, выдает вам деньги. А результатом может стать то, что управляющий не сочтет ваши потребности убедительными, и деньги придется вернуть в кассу из вашего кармана.
Выполняет ли технология контролирующую функцию?
Вспомните таможню, пограничный контроль. Помним, что управление — это процесс прогнозирования, планирования, организации, координации деятельности и контроля, направленный на достижение поставленных целей. Как легче контролировать? Как более эффективно управлять? Осуществлять контроль каждого процесса гораздо эффективнее, нежели осуществлять итоговый контроль на выходе, когда мы получаем собственно результат, который может не соответствовать ожиданиям и который не всегда можно изменить.
Чего можно добиться при помощи технологий?
Чем больше сотрудников, тем больше требуется контроля. Чем больше связанных между собой процессов, тем более ощутима потребность в контроле на стыках процессов. Технология применяет последовательный контроль процесса за процессом, но при этом, конечно же, не выполняет контролирующую функцию. Технология позволяет наиболее эффективно осуществлять контроль.
Как работает единоличная технология?
Технология работы может присутствовать и в работе одного сотрудника. Разумеется, если эта технология определена. Если в технологии не определен порядок прохождения процессов, это не технология.
Технология продаж торгового представителя включает в себя ряд этапов: звонок, презентация, заключение договора, собственно продажа, снятие послепокупочного стресса. Несоблюдение технологии может привести к негативным последствиям.
Конечно, ничего страшного не случится, если сотрудник сразу начнет делать презентации, пропуская этап предварительного согласования встречи по телефону, ведь в некоторых видах бизнеса это единственно верный способ.
Но с другой стороны, ряд товарных групп предусматривает предварительную договоренность (речь идет о статусной аудитории, лицах, принимающих решения, к которым невозможно попасть без предварительного согласования).
Вполне возможно наличие двух технологий или прописанное правило о возможности исключения одного из пунктов при возникновении определенных обстоятельств.
Кто разрабатывает технологию работы?
В рамках заданного результата и параметров ваши сотрудники сами пропишут технологию. Поверьте, они знают многие тонкости намного лучше вас и в подобных случаях крайне полезно и эффективно привлекать сотрудников к подобным разработкам.
Как внедрять технологии?
Как правило, в компании уже определен ряд технологических цепочек, четко связанных друг с другом. Ведь в вашей компании не все так плохо. Я намеренно написал «определен», а не «внедрен». Определить, найти, разработать, не значит — использовать. Внедряйте те, которые уже определены, дорабатывайте и начинайте управлять тем, которые существуют в настоящее время «сами по себе». После этого начинайте внедрять новые.
Не пренебрегайте полуфабрикатами технологий. Все должно отработать и дать свои результаты, пусть даже отрицательные, чтобы можно было определить, что именно и как необходимо доработать. Все можно изменить. Никто не говорил, что документально описанные и утвержденные технологии не имеют обратной силы и не могут быть заменены и откорректированы.