Зачем нужны цели?
Почему нельзя просто работать и развиваться? Дело в том, что цель — это то, к чему вы идете, а если вы не знаете к чему идете, то какая разница куда, как и с кем идти?
В рамках бизнеса отсутствие цели является одним из первых источников возникновения основных проблем компании. Если нет цели, в определенный момент вы поймете, что ходите по кругу вместе со всеми своими сотрудниками или, что еще хуже, топчетесь на одном месте.
Чем понятие «задача» отличается от понятия «цель»?
По собственному опыту знаю, что далеко не все умеют ставить перед собой цели, зачастую цели путают с задачами и наоборот. Предлагаю разобраться в этом, лишь на первый взгляд не сложном вопросе.
Можно перечитать тысячу определений понятий «задача» и «цель» и в итоге ничего не понять, если не пользоваться одной банальной фразой: цель всегда находится за пределами деятельности. Все что мы делаем — это решение определенных задач, а достигаемый результат это и есть цель.
С какой целью вы покупали свой фотоаппарат? Чтобы фотографировать? Конечно нет! Для того, чтобы получать фотографии! А вот собственно процесс съемки это и есть задача. Вы не можете получить фотографии, если не будете фотографировать.
Что произойдет если вы поставите цель, а она на самом деле окажется задачей?
В данном случае речь идет о неправильно сформулированной цели, о допущении тех ошибок, которые описаны выше. Что произойдет? Ничего особенного. Когда я проводил анализ деятельности моего магазина и изучал возможности увеличения объема продаж, я столкнулся с одним моментом: секретарь должна была звонить клиентам, которым мы выставили счета, и уточнять, когда будет произведена оплата, а если клиент отказывался от его оплаты, предпринимать соответствующие действия, дабы не упустить клиента. Ничего сложного и, пожалуй, кроме несвоевременного прозвона можно было бы ни на что не обращать внимание.
Упорядочили звонки, устранили ряд ошибок при выполнении данной операции, но оплаченных счетов стало больше всего на 5%. Дело оказалось в отсутствии цели, которая не была поставлена перед сотрудником и не была сформирована самим сотрудником.
На мой вопрос: «Лена, а какая цель твоих звонков клиентам, которым были выставлены счета?» она ответила:
— Позвонить и уточнить, будет ли клиент оплачивать счет.
— Нет, ответил я, это не цель, — и предложил ей подумать еще. — В чем все-таки цель твоих звонков?
— Точно, — ответила она, — цель моего звонка — узнать, будет ли клиент оплачивать счет, и если нет, узнать, почему и предложить по ситуации какое-нибудь из обозначенных решений.
— Нет, — снова ответил я, — это тоже не цель.
И только после этого она ответила:
— Я поняла! Цель звонка — чтобы клиент оплатил счет…
Чувствуете разницу? Она каждый раз звонила клиенту, чтобы позвонить, а не для того, чтобы тот оплатил счет. Разный подход и результат был соответствующим. В итоге удалось увеличить количество оплачиваемых счетов на 30%.
Как сформулировать цель?
Помним, что цель любой деятельности лежит за пределами самой деятельности. Определяем, чего в итоге хотим достигнуть. Если мы хотим достигнуть уменьшения количества рекламаций, цель должна иметь четкий количественный показатель, а именно, ответ на вопрос: на сколько? Укажите число, проценты. Не забывайте об амбициозности и дополнительных возможностях. Если вы поставите цель увеличить объем продаж на 20%, подумайте, может быть, можно сделать что-нибудь чтобы достигнуть показателя, равного 25%?
Нужно ли обосновывать цель?
Обосновывать цели не нужно. Не нужно, например, писать о том, что целью является: «Снижение количества рекламаций клиентов на 20% по сравнению с предыдущим отчетным периодом для того чтобы максимально удовлетворять потребности клиентов». Выделенное курсивом в обязательном порядке нужно опускать.
Самое главное, на что многие руководители не обращают внимание, — что нужно не только четко сформулировать цель, а сделать ее однозначно понимаемой, конкретной и измеримой, а также наполнить её смыслом, способным вдохновить персонал на ее достижение. Цель должна быть понятна сама по себе. По формулировке целей должны быть понятны все выгоды, ожидаемые от их достижения. Если цели определены не четко и не определены промежуточные моменты для оценки, существует опасность того, что сотрудники будут постоянно задавать вопрос: «Туда ли мы идем?» и наличие целей окажется бессмысленным и достичь их не представится возможным.
Как зафиксировать цель?
На бумаге. Достаточно коротко и в то же время достаточно подробно для понимания. Неописанная цель — это не цель, также как ненаписанное правило не является правилом.
Наметили цели, а что дальше?
Определяя цель, мы отвечаем на вопрос «что?», дальше мы отвечаем на вопрос «Кто?», а намечая дальнейший путь, мы отвечаем на вопрос: «Как?» А дальше определяется комплекс мероприятий, реализация которых приведет к этим целям. Проще говоря, мы выбираем методы и средства, определяем пути, ставим задачи.