Генералы стоят, замерев, со склоненными траурно головами. Они уже мысленно представили себе подвальную стенку в потеках мокрой плесени, расстрельную команду, в ушах зазвенел грозный крик «Пли!». А недостающий гвоздь тем временем нахально блестит себе в коробке. О нем забыли. Но ведь именно он явился первопричиной всех несчастий.
Вы — король, презентация — ваше сражение, которое вы обязаны выиграть. Все на месте: генералы и солдаты, пушки и лошади, карты и план сражения. Разведка донесла, что противник уже готов сдаться. Необходим один рывок, демонстрация вашей мощи, и победа упадет на вашу голову, как яблоко — на голову Ньютона. Думаете, что уже можно начинать атаку? Подождите. Сделайте еще одно:
Проверьте «гвозди»!
Гвоздь может оказаться важнее пушки, а пушка будет бесполезной, если у вас нет снарядов. Так что начните с того, что соберите заранее то оборудование, которое может вам понадобиться. Убедитесь, что оно работает.
Вот некоторые примеры «гвоздей», которые могут вам пригодиться для презентации. А также правила обращения с ними.
Доски для мела и маркеров, флипчарты. Убедитесь, что у вас есть мел или маркеры — что толку от доски, если на ней нечем писать. Если доска белая, проверьте, есть ли маркеры подходящего цвета. Бирюзовый маркер довольно приятно смотрится на белом фоне, вот только прочесть, что написано таким образом, представляется несколько затруднительным. Попрактикуйтесь в письме на такой доске. Если у вас плохой почерк или вы не можете писать четко и крупными буквами, лучше откажитесь от подобного вспомогательного пособия. Заранее определите, сколько информации вы разместите на доске во время презентации. Будет обидно, если доски не хватит, а ведь ее размеры ограничены. Не пишите длинные, многозначные фразы. Краткость во все времена находилась поблизости от таланта.
Проектор с использованием прозрачных листов (оверхэд). Заранее установите проектор и проверьте его работоспособность. Сфокусирован ли он? Размытое изображение не способствует привлечению внимания аудитории. Проверьте: напечатаны ли нужные материалы на прозрачных листах, есть ли в наличии специальные маркеры. Убедитесь, что написанное можно увидеть с самой дальней точки, где будут находиться ваши слушатели. Используйте обыкновенный шрифт размером от 20 до 30. Никогда не поворачивайтесь спиной к публике, работая с оверхэдом. Бубнящая спина производит двоякое впечатление: на сознательном уровне аудитория понимает, что докладчик не хотел выказать неуважение, но подсознание визжит нечеловеческим голосом о неправильном отношении и невоспитанности. Подготовьте копию текста и держите ее под рукой, чтобы не приходилось смотреть на экран.
Слайды. Заранее проверьте проектор со слайдами, его фокусировку. Подготовьте лоток для слайдов, пронумеруйте каждый из них и уложите в него. Не забывайте о перерывах между слайдами. Не стоит устраивать из них Ниагарский водопад, оставляйте аудитории время перевести дыхание и переварить информацию. А, возможно, и задать вопросы. Не читайте вслух текст, написанный на слайдах — ваша аудитория прекрасно умеет читать самостоятельно, и подобное чтение вызовет только раздражение. Кому же понравится, что его считают либо неграмотным, либо слепым? Если при показе слайдов необходимо говорить — а это часто бывает, чтобы не повисала томительная пауза — то комментируйте изображение, только не становитесь дублером надписей.
Фильмы. Посмотрите фильм, который планируете показать на презентации, заранее, чтобы хорошо знать его содержание. Впервые на презентации этот фильм должна увидеть ваша аудитория, но никак не вы сами. Открутите пленку на тот момент, с которого вы хотели бы начать. Проверьте работоспособность телевизора и видеомагнитофона. Особое внимание уделите звуку и цветопередаче. Если изображение пойдет полосами или примет нездоровый желтый, либо красный оттенок — презентация только проиграет от этого. А уж если проблемы будут со звуком — это еще хуже. Проверьте, можно ли установить телевизор так, чтобы все ваши слушатели видели его. Старайтесь не показывать фильмы на маленьких экранах для большой аудитории. Не забудьте заменить батарейки в пультах: это такие вредные животные, которые имеют обыкновение умирать в самый ответственный момент.
Плакаты. Подготовьтесь к их размещению заранее. Выберите нужные места на стенах, убедитесь, что плакаты хорошо видны с любой точки помещения. Не забудьте захватить с собой на презентацию скотч и клей, чтобы закрепить плакаты на стенах. Лучше всего, конечно, повесить их заранее, чтобы слушатели, собравшиеся на презентацию, могли ознакомиться с ними до ее начала. Это создаст необходимый настрой на тему презентации. Плакаты не должны быть вещью в себе. Они не являются самодостаточными, поэтому прибегать к ним нужно в том случае, если вы собираетесь ссылаться на них в ходе презентации. Или должны являться молчаливой иллюстрацией к теме презентации: к примеру, на плакате может быть красочное изображение новой модели пылесоса, презентацию которой вы проводите. В противном случае, плакаты будут служить лишь дополнительным отвлекающим фактором и не столько помогать достижению вашей цели, сколько мешать.
Раздаточные материалы. Такие материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом и представлены в максимально доступной и понятной форме. Проверьте, чтобы копий хватало для всех участников. Если для материалов используется в качестве носителя CD-диск, позаботьтесь, чтобы для его прочтения не требовалось какой-либо специфической программы. Раздавайте эти материалы либо во время презентации, либо упомяните, что более подробная информация по теме представлена на столе и ее можно будет взять после окончания презентации.
Не наступите на грабли! Когда люди читают, они вас не слышат. Поэтому раздавать в процессе презентации можно только те материалы, которые не содержат большое количество печатной информации. Например, буклеты с картинками. Все остальное пусть лежит на столе, дожидаясь окончания мероприятия.