В чем принципиальные отличия понятия «приказ» от понятия «распоряжение»?
Распоряжение, в отличие от приказа, не подразумевает беспрекословного подчинения и исполнения, а является всего лишь указанием наиболее подходящего решения, формы действия. Таким образом, если ответить еще более простым и понятным языком, приказ требует подчинения, а распоряжение всего лишь согласия.
Тем не менее, дабы не было разноплановых толкований, лучше, если в компании приказ и распоряжение имеют равную силу и требуют именно подчинения и строгое выполнения описанного. При этом приказы распространяются на деятельность всей компании, исходят только от генерального директора и подписаны им, а распоряжения охватывают всего лишь небольшую область и отдаются, например, для выполнения какого-либо задания или поручения конкретному сотруднику или распространяются на весь отдел или сложившуюся ситуацию. Подписывать распоряжения имеют право все руководители отделов и подразделений.
Кто кому может давать распоряжения?
В созданной системе давать задания сотруднику может только один руководитель. Представьте ситуацию: осуществляя контроль торгового зала, руководитель заставляет консультантов переставить товар с одной полки на другую. Через час приезжает управляющий и требует произвести совершенно иное действие. Каково состояние непосредственного исполнителя? А если его при этом еще и обвинили в том, что он не проконтролировал, чтобы все стояло так как нужно? Сотрудник чувствует хаос. Именно поэтому, даже если корректировка непосредственного руководителя была неверной и необходимо все вернуть на свои места или поставить совершенно по-другому, это распоряжение в нашем примере должно было идти по вертикали от управляющего через руководителя к исполнителю. Мотивированным или немотивированным будет распоряжение вернуть все как было, не играет роли. При этом руководитель более высокого ранга имеет право давать распоряжения, относящиеся ко всему отделу или распространяющиеся на изменение сложившейся ситуации.
Рассмотрим еще одну абсолютно банальную стандартную ситуацию, которая дает право на существование иной формы передачи заданий сотруднику. Предположим, руководитель отдела рекламы подчиняется непосредственно генеральному директору. Генеральный директор корректирует план кампании, согласовывает заказы на изготовление рекламной продукции. При этом, предположим, задание на замену износившихся рекламных наклеек на автомобили может поступить от начальника автопарка фирмы. Представьте, сколько времени было бы затрачено на ненужные операции с движением служебных записок от транспортного отдела через генерального директора до специалиста по рекламе. Однако при работе упрощенной схемы исполнителю, в данном случае, специалисту по рекламе, необходимо включить это в план своих работ, не проводя через гендиректора.
Как добиться того, чтобы распоряжения не противоречили приказам и наоборот?
Обеспечить согласованность, избежать дублирования, а также утери документов может только налаженная система документооборота.
Что должно быть главным: положения, стандарты или рабочие инструкции?
Ни один из этих документов не должен противоречить друг другу. Не стоит пытаться выделить что-нибудь главное. Все регламентирующие деятельность организации документы должны иметь равную силу и работать согласованно, в комплексе.
В какой форме давать распоряжения?
Пишите распоряжения и передавайте их только на бумаге, требуйте подписи — это часть системы, не менее эффективная, нежели другие ее составляющие.
Нужна ли подпись исполнителя на документе? Визирование сотрудником документов не всегда демонстрирует его принципиальное согласие и желание выполнять, но может его дисциплинировать. Но давайте вернемся чуть-чуть назад и вспомним про психологический аспект, позволяющий однозначно утверждать, что нет никакой разницы между сказанным и написанным. Распоряжение должно быть выполнено в любом случае.