Как оптимизировать оргструктуру компании?

Грандмастер

Что является причиной для начала оптимизации структуры?
Основными причинами, которые побуждают руководителя заняться радикальными изменением существующей структуры компании, являются, во-первых, низкий уровень эффективности функционирования компании, во-вторых, сегодня уже не достаточно того, что было вчера: рынок диктует свои требования по внедрению новых товарных групп, применению новых технологий, требуется увеличить долю присутствия на рынке, оптимизировать расходы, чего в рамках действующей структуры добиться невозможно. Еще одна причина начала оптимизации связана с предвидением и подготовкой серьезных изменений в деятельности компании. Наиболее эффективным в таком случае является способ предвидения, когда вначале готовится структура, а уже после этого происходят кардинальные изменения, таким образом, компания оказывается наиболее подготовленной к ним.

С чего начать оптимизацию структуры компании?
Мы можем что-то исключить из структуры, что-то добавить, но мы не можем выполнять те действия, которые способны привести к тому, чтобы организация прекратила свое существование. В частности, мы не имеем возможности уничтожить всю структуру — в таком случае компании попросту не будет. Стоит уточнить, что, говоря об оптимизации структуры компании, мы ведем речь не только об ином подходе к выделению каждой существующей или планируемой структурной единицы, но и о другом способе упорядочивания этих единиц в целое путем определения взаимодействия.

Начать же нужно с предварительной диагностики действующих структур организации — управленческой, функциональной, а также кадровой — это проводится для определения узких мест и выявления нарушений логики взаимосвязи в функционировании каждого элемента структуры.

При оптимизации структуры учитывается целый ряд факторов, в результате чего выполняемые обязанности перераспределяются от одного сотрудника к одному или нескольким, каждый из которых начинает отвечать за свой сектор, вновь появляющиеся обязанности попросту распределяются, строится четкая взаимосвязь процессов, определяется порядок согласования и принятия решений во всех областях.

Как оптимизировать существующую структуру? На что обращать внимание?
Структура должна отвечать требованиям компании, так как ее задачами является ускорение сроков принятия решений, увеличение степени контроля и как следствие снижение количества ошибок в работе. Структуры управления в ряде компаний были построены еще в период, когда компания работала по принципу «семьи», а значит сейчас уже не могут отвечать определенным выше требованиям. Многие структуры остались заброшенными, и даже когда все изменилось, ими никто не занимался, они просто-напросто не находились под управлением.

Изменение структуры компании — это не разовое мероприятие, не единичное действие, мы имеем дело с постоянным изменением структуры компании в процессе роста последней. Первая переломная перестройка организационной структуры должна протекать стремительно и иметь конкретные глобальные изменения.

В нашей компании структура управления изменилась так: в момент неуправляемости, во время, когда было не понятно, кто кому подчиняется, в первую очередь были четко разделены зоны ответственности между руководителями. Отчеты между руководителями за работу вверенных секторов проводились на регулярных встречах. Затем исключили дублирование выполнения операций и осуществление двойного контроля со стороны генерального и коммерческого директоров, что имело место в «семейной» структуре.

Важно было создать принцип подчинения одного сотрудника одному руководителю. Строгая иерархия в настоящий момент, к примеру, не позволяет, в том числе и генеральному директору, давать задания сотрудникам отделов, напрямую вносить корректировки в их работу. Следующим шагом стало определение новых должностей, которые появились в результате перераспределения обязанностей.

В динамично развивающейся компании не реже чем раз в месяц появляются новые должности и новые сотрудники, производятся кадровые перестановки. Нужно ли также часто готовить новую версию структуры?
На получившейся схеме в стандартном исполнении «прямоугольник-линия» определите то, что есть в настоящий момент — пусть эти прямоугольники будут белыми. Серым или любым другим цветом выделяйте прямоугольники, отображающие перспективные отделы, должности и количественные показатели сотрудников.

Таким образом, вы отмечаете и показываете то, что будет, вы и ваши сотрудники должны видеть, к чему придет компания через определенный промежуток времени. Сотрудники в таком случае будут иметь представление о том, каким образом будет меняться оргструктура компании со временем, а определение перспективных должностей позволяет отделу персонала управлять карьерным ростом сотрудников, а им — видеть эти должности и претендовать на то, чтобы их занять.

Изменения в распечатках, разумеется, допускаются без ограничений, но при таком планировании, оценивая удобство и функциональность, в том числе, перепечатывать и переделывать схематическое изображение придется реже. Только серьезное изменение (предположим, изменилась структура подчинения, появился заместитель, изменено наименование должности и т. д.) будет требовать новой версии.

Теги: бизнес, оптимизация, управление, компания