Системы планирования
«To do list» — обычный список дел, которые нужно выполнить сегодня.
«GTD» — тематический «To do list». Чтобы не создавать один пятиметровый неудобный список, создаёте несколько маленьких, которые будут делить ваши задачи в зависимости от контекста, времени и ресурсов. То есть что сделать, когда и где: «Что купить?», «Что не забыть в четверг?», «Что сделать по пути?»
«Матрица Эйзенхауэра». Представляет собой 4 квадрата: «Важное, срочное», «Важное, не срочное», «Не важное, срочное», «Не важное, не срочное». Вы распределяете задачи по этим четырем «ящичкам» и просто стараетесь освободить их в соответственном порядке. От выполнения задач из квадрата «Не важное, не срочное» можно отказаться вовсе.
«ABC анализ». По этой системе планирования вы распределяете задачи на три категории: А — важно, В — нужно, и С — «поглотители времени». Последние не дают ни удовольствия, ни приближения к цели. Задачи из столбиков А и В вы выполняете, а из С исключаете.
«Система 135». В распорядке дня у вас должна быть 1 важная, 3 менее важных и 5 каких-то ежедневных задач. Так вы определяете для себя минимум дел, выполнение которого обеспечит вам спокойствие и подушку безопасности в случае чего.
«Пирамида продуктивности Б. Франклина» состоит из 6 ступеней. Ваши жизненные ценности, то, чего вы хотите от жизни — это ее фундамент. Ваша глобальная цель, генеральный план ее достижения, долгосрочный (на годы) и краткосрочный (на месяцы, недели) планы — сердцевина. А ежедневные задачи — вершина. Можно назвать это «пирамидой счастья». Вы составляете свой «To do list», исходя из вопроса: «Сделает ли это меня счастливым?»
«Agile results» — система планирования дел, которая влюбилась в цифру 3. Ее суть в том, чтобы планировать по 3 задачи на год, на месяц, на неделю и на день. Это помогает не переоценивать свои возможности и четко видеть, на чем концентрироваться и чему уделять больше внимания. Систему можно дополнить списками: «стоит» и «могу». Дела, которые не вместились в цифру 3, записываем в первый список. А во второй вносим те, которые выполнить можно, но не обязательно — ими занимаемся в последнюю очередь.
Способы оформления
Расписание по часам. Можно расписывать дела по часам в виде обычных таблиц, списков и круговых диаграмм по циферблату.
Ментальные карты. Исходя из одной цели ответвлениями, расписываете все способы ее достижения, свои мысли насчет нее, дополнительные материалы и источник. Такая форма помогает подходить к выполнению больших задач с разных сторон и при этом не выходить за очерченный круг работы.
Running list — это список дел на неделю, которые вы назначаете на день квадратиком. Если задача выполнена — закрашиваете квадратик. Отменена — зачеркиваете крестиком. Перенесена — рисуете стрелочку и следующий квадратик рядом.
Диаграмма Ганта. По горизонтали указываете числа или месяцы, по вертикали — задачи. Затем просто устанавливаете время или дедлайн, до или в течение которого вы должны выполнить поставленную задачу.
Bulette gournal — огромный блокнот, расписанный на год, на месяц, на неделю, на день. Может содержать в себе все перечисленные формы и системы. На все воля ваша.
И последний совет-предупреждение. Многие сталкивались с проблемой, что уделяли украшению планеров больше внимания, чем выполнению поставленных задач. Учитесь на чужих ошибках и помните, что главное — цель, а не ее красивое оформление.