В сфере обработки входящей электронной корреспонденции, а не в сфере ковыряния в дамских сумочках или изучения испанского. Глядишь, это поможет повысить личную продуктивность труда, стать одним из лучших сотрудников компании, добиться повышения оклада и повышения в должности, сколотить капиталец и прикупить к пенсии небольшенькое бунгало на Багамах, с бамбуковых ступенек которого пальмовыми веничками под звуки самбы, призывно покачивая бёдрами, будут нежно смахивать белые песчинки бронзовокожие мулаточки, которым «только что исполнилось восемнадцать». Итак.
Правило № 1. Использовать список поступивших сообщений (inbox) как список дел (todo list). Почтовый ящик (имеется в виду именно inbox, а не каталоги с рассортированными по ним письмами) должен быть пуст! Исключительно мотивирующее правило, особенно годящееся всякого рода управляющим. Каждое письмо пропускаем через фильтр «требует ли оно от меня какого-либо действия или прислано просто, чтобы проинформировать?». Если никакое действие от вас не требуется, то после прочтения письмо нужно перенести в соответствующий каталог (или пометить меткой (label) и перенести в архив, если вы используете GMail).
Кстати, если вы — в графе «сс», то, по крайней мере, для каждого, кто знаком с правилами сетевого этикета, или нетикета (netiquette), это автоматически означает, что вам прислана «копия» письма, чтобы вы «были в курсе», и лично от вас никаких немедленных действий не ожидается. Имеет смысл сообщить коллегам и партнёрам о таких ваших правилах обработки входящей корреспонденции — это поможет им более эффективно общаться с вами и избавит от недоразумений.
Есть такой алгоритм, применяемый в многозадачных операционных системах, как «shortest job first» (дословно: «наименьшую работу — первой»), означающий, что из списка задач к выполнению всегда нужно выбирать ту, которая требует наименьшее время на исполнение. Не всегда этот алгоритм даёт хорошие результаты. Например, если поток рутинных мелких делишек захлестывает вас с головой, то, следуя этом алгоритму, вы никогда не сможете заняться большими и важными делами. В общем, «думайте сами, решайте сами», стоит ли применять этот способ к вашей ситуации.
Применимо к обработке входящей корреспонденции это правило означает примерно следующее: если пришедшее сообщение всё-таки требует от вас каких-то телодвижений, но эти телодвижения минимальны, лучше обработать поступившее сообщение незамедлительно, «не откладывая в долгий ящик». Если отложить «на потом», то в сумме времени будет потрачено больше: нужно будет снова открывать, снова читать, снова вникать
Правило № 2. Используйте каталоги и метки. Практика показывает, что даже несмотря на наличие присутствия функции поиска в каждом уважающем себя клиентском программном обеспечении для работы с электронной почтой, сортировка корреспонденции себя оправдывает. Примите это как аксиому: если вы собираетесь «заходить» в этот ящик больше четырёх раз, имеет смысл сразу поддерживать в нём порядок.
Правило № 3a. Разработайте стандартную структуру каталогов для почтового ящика.
Правило № 3b. Разработайте стандартную структуру каталогов для проектов. Даже пронумеруйте их, чтобы и порядок следования их был одним и тем же. Например, «требования заказчика», «задания»,
Правило № 4. Используйте автоматические фильтры. Спам-фильтры — само собой. Здесь речь идёт скорее о всяческих регулярных и не очень важных уведомлениях, приходящих в виде электронных писем. Многие из них совсем не стоят того, чтобы вы отвлекались на них по мере поступления.
Правило № 5. «Делу — время, потехе — час». Относительно электронной почты это означает: имейте отдельные почтовые ящики для работы и для личной переписки. «Мухи — отдельно, мясо — отдельно». Используйте корпоративный почтовый ящик исключительно в рабочих целях. Это, в частности, уменьшит количество спама, приходящего на рабочий адрес: вы не будете «светить» его на всяких «левых» сайтах.
Конечно, некоторые несознательные личности из числа коллег будут пытаться слать вам всяческие глупые картинки на рабочий адрес. В таком случае:
— просим несознательного коллегу слать глупые картинки на такой-то (нерабочий) адрес;
— или создаём автоматический фильтр, помещающий глупые картинки от несознательного коллеги в соответствующий каталог (вариант — напрямую в мусорную корзину; вариант — пересылающий на «правильный» адрес), если это возможно, или делаем это вручную.
Кстати, если несознательному коллеге трудно запомнить ваш второй адрес для его глупых картинок, то, возможно, его интеллектуальных способностей и силы воли хватит на то, чтобы в тему писем с глупыми картинками начинать каким-то одним и тем же словом или словосочетанием, например, «spam». Это значительно облегчило бы вам автоматическую обработку поступающих от него писем с глупыми картинками.
Вообще имеет смысл иметь несколько почтовых ящиков (адресов электронной почты). Слишком много — плохо, но и слишком мало — тоже недостаточно хорошо. Имейте это в виду как вариант. В случае с глупыми картинками от несознательного коллеги, например, можно специально создать почтовый ящик специально для этих целей. Проверять два раза в год в день равноденствия. Ну, или раз в неделю по пятницам.
В заключение расскажу одну историю, демонстрирующую в основном четвёртое правило в действии, а также принцип Парето.
В одном проекте мы использовали информационную систему для управления заданиями. Автору, как руководителю группы, приходило уведомление всякий раз, когда какое-либо задание направлялось на исполнение. Незамедлительно реагировать на каждое такое сообщение не было совершенно никакой необходимости: во-первых, распределение накопившихся заданий было одной из моих ежедневных «рутин», а во-вторых, на соответствующем собрании раз в неделю мы их и так «перелопачивали». Каждое задание имело один из трёх приоритетов: «низкий», «средний», «высокий».
После того, как к рабочему почтовому ящику были «прикручен» автоматический фильтр, переносивший оповещения о поступивших заданиях с низким и средним приоритетом напрямую в специальный каталог, количество непрочитанных уведомлений в инбоксе сократилось с нескольких десятков в день до нескольких в неделю. Уровень стресса у руководителя группы на рабочем месте значительно снизился, его волосы стали мягкими и шелковистыми, а в общении с несознательными коллегами, присылающими глупые картинки, он стал гораздо более терпеливым.